Excelで並べ替えたら注文と数量がずれた？全行の確認と戻し方

「数量の少ない順にしただけなのに、O271が30個から5個になっています」。営業事務が受注表を見て気づく場面です。架空の元表はO271が30個、O272が10個、O273が20個、O274が10個、O275が5個の5行です。数量列だけを昇順にして、注文番号を元の位置へ残すと、O271の横に別の注文の5個が置かれます。

Microsoftは、大きな範囲の一部だけを並べ替えると、元のデータとの対応を崩すと説明しています。本稿の問題は注文の入力ミスではなく、同じ行として結び付いていた値を別々に移動させる操作です。注文番号・顧客・数量・単位を一緒に動かす対象範囲を確認します。

元の注文と数量を保持した並べ替えでは、O275の5個が先頭へ移り、O271の30個は末尾へ移ります。注文番号も顧客も、その数量と一緒に移ります。すでに対応が崩れている表なら、さらに数量を並べ替える前に元ファイルと注文資料を保存し、担当者が組合せを照合してください。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

この章の根拠：出典1

教材ではA列が元行ID、B列が注文番号、C列が顧客、D列が数量、E列が単位です。A1:E6が、見出し1行と受注5行を含む範囲です。D2:D6だけを選ぶと、他の列は移動対象に入りません。実表で商品や納期の列も同じ注文へ属するなら、それらも含めた範囲を選びます。A:Eをどの表にも当てはめる指示ではありません。

Windows版Excelの公式説明では、範囲の並べ替えで選択範囲を広げる警告が出た際は、その対象を確認して拡張する方法があります。警告が出ない場合もあるため、警告の有無を正しさの証明にしません。データの並べ替えで数量を小さい順、次に注文番号を昇順という条件を、対象範囲と見出しの設定とともに確認用コピーへ残します。 この1組では、コピー1はD2:D6の数量だけを昇順にし、コピー2はA1:E6全5列を見出しありでD列昇順、次にB列昇順にします。コピー1の選択範囲にはB列を含めないため、両コピーの条件を同じものとして記録しません。 A1:E6やD2:D6の「:」は範囲の両端を示します。コピー2のB列は数量が同じ場合の第2条件で、数量順の後に表を注文番号だけで並べ直す指示ではありません。

Google SheetsのPC手順では、グループの範囲を選び、データから範囲の並べ替えの詳細設定を開きます。見出し行がある設定、数量列の昇順、追加する注文番号列を確認します。Excelのテーブルと普通の範囲、Sheetsの範囲操作は別の機能です。自社で使う製品・版と実際に選んだ範囲を記録します。

この章の根拠：出典1出典2

元表の数量は30・10・20・10・5で、合計75個です。数量だけを並べ替えた表も5・10・10・20・30なので、合計75個、行数5のままです。合計の確認だけでは、O271へ5個を結び付けた間違いを見つけられません。本教材ではO271、O273、O274、O275の4注文が元の数量と不一致になります。 本稿の数量の単位は個です。O271などの注文番号は、英字Oに数字が続く識別子で、数字0から始まる値ではありません。

行全体を数量順にした表はO275・O272・O274・O273・O271の順です。O272とO274はどちらも10個なので、注文番号を次の条件にして順番を明示しています。行の位置が変わっても、元行IDごとの注文・顧客・数量・単位がすべて元資料と一致するかを確認します。5行のうち数行だけを見る確認で、全行一致とは報告しません。

配布の比較表は、元行IDへ戻って全4項目を照合した結果を示します。自社の番号が空欄・重複で行を特定できない場合は、注文資料と明細を確認して照合するIDを決めます。数量の合計だけが一致した表を、そのまま出荷指示や請求の元へ渡さないよう、責任者へ不一致の注文を名指しします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

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数量だけを移動した表を注文番号の順へ並べ直しても、O271の横にある5個は5個のままです。番号の順番を変える操作は、どの数量が元々どの注文に属していたかを推測して直す操作ではありません。本教材は壊れた表を番号順へ戻しても、不一致4注文が残る例を保存しています。

操作直後で戻れる場合は、Excelの「元に戻す」を使う公式案内があります。その後に別の編集がある、保存して閉じた、共有者が変更した場合などは、自社の履歴と保存版を確認します。本稿はその履歴を操作していません。元の保存ファイルや注文資料を根拠として、確認用の別表へ正しい組合せを復元し、担当者が照合します。

非表示の行や列、数量が文字になった行、途中の小計がある表では、先にその状態と対象を調べます。Microsoftは非表示を解除してから並べ替えることや、数値と文字の違いを確認することを案内しています。教材は確認済み数値と一意の元行IDに限定します。空欄や文字数量、ID不明を0へ変換して並べ替えません。

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配布ZIPは35項目で、元5行、数量だけを動かした表、行全体を動かした表、全行の比較結果、8欄確認票と4ボタンのローカル教材を含みます。元15項目とPythonの過去の参照記録はoriginal-v1内へ同じバイトで保存しました。CSVは表の行列を文字で保存する形式、JSONは項目名と値で記録する形式です。今回のverify-one-pair.pyは保存された形式・元資料の同一性・同じ数量対応43件だけを照合し、並べ替えモデルや自社のExcelを実行・上書きしません。

Google Sheetsの確認用コピーでは、A2:E6が見出しを除く元5行なら、別の空いている場所でSORT(A2:E6,4,TRUE,2,TRUE)という式を試す例があります。4は範囲内の数量列、2は注文番号列、TRUEは昇順です。これはSheets用の公式書式に沿う式メモで、実アプリの計算結果は未測定です。関数の前後も、元行IDと注文別の数量で確認します。

lesson.htmlの元表・列だけ・全行・番号順の4ボタンは、同じ元5行から固定例を表示します。ボタンの不一致件数は数量だけの参照比較です。0と表示されたことだけで全項目一致とせず、表示5行を元行IDへ対応させ、注文番号・顧客・数量・単位の4項目を全行照合してください。元Pythonの保存記録は過去の参照結果として保持し、今回の実Excel・Sheetsの並べ替えや履歴復旧の観察とは分けます。自社のコピー1/2の範囲、見出し、条件、元ID別の差、製品・版・日時・次担当を同じ8欄票へ記入します。

=SORT(A2:E6,4,TRUE,2,TRUE)
A2:E6は元5行の全5列。実Sheetsでの再計算は未測定。

python3 verify-one-pair.py
lesson.htmlの4ボタンは固定例の表示比較です。
旧reference_check.py・offline_check.pyはoriginal-v1内。
旧Pythonの参照計算を今回の実Excel操作にしません。

この章の根拠：出典1出典2出典3

数量だけの並べ替えでは、合計75個、行数5のままでも4注文の数量が変わりました。行全体を動かすと、注文番号・顧客・数量・単位の組合せを保持したまま順番を変えられます。範囲に何を含めるかを操作前に確認し、結果は行番号の位置だけでなく元行IDと注文の内容へ照合します。

すでに対応が崩れた表を番号順へ戻しても、失われた組合せは復元できません。操作を元に戻せる状態か、保存元の版や注文資料から戻す必要があるかを責任者が判断します。自社の表を採用する前に、別の担当者が対象行の対応を確認してください。

8欄票へ、元表と版、1行の意味、全対象範囲、並べ替え条件、元の注文別数量、結果の差、復旧根拠、未確認と次担当を残します。経営者は「合計は同じです」という報告だけで判断する必要がありません。どの注文が違い、何を見れば確認できるかが票へまとまれば、次に担当者へ頼む作業も具体的になります。

この章の根拠：出典1出典2出典3