社内資料はどこへ置く？探す場面と責任者で保管場所を決める

結設備では「点検」という名前の資料に、共通手順と設備一台の記録が混ざっています。用途が違う資料を、同じフォルダー名だけでまとめません。

主任は資料名、使う仕事、現在の場所、管理する担当を一覧にします。所在が分からないものは未確認として残し、推測で保管先を決めません。

個人の作業メモを正式な手順と同じ入口へ置くと、内容の扱いが分からなくなります。確認済み資料と作業中のメモを見分けられる位置へ分けます。

現場担当が必要なのは担当者の名前ではなく、点検対象の設備から記録へ進む経路です。設備一覧に記録の保管先を対応させます。

共通手順は設備ごとの複製を増やさず、点検業務の場所へまとめます。設備の案内から共通手順へ参照できるようにします。

資料に設備固有の条件がある場合は、その条件の説明を残します。共通手順だけ読めば全てに適用できるという案内にはしません。

案内表は「設備EQ7→点検記録EQ7、共通手順IN3→業務資料棚、作業メモM7→作業中」と書く教材例です。設備一覧から現在の記録と、点検に使う共通手順を別々に辿れるようにします。

比較表は横に動かして全ての列を確認できます。

同名の手順が二つある場合は、作成日だけで新しい方を正式にしません。主任が内容と使用している条件を照合します。

どちらを使うか未定の間は確認中として案内し、現場が都合のよい方を選ぶ状態を避けます。整理担当が業務基準を独自に変えません。

保管整理は削除の判断と別です。移す前に必要な資料と保管責任を確認し、復元できない削除を整理の一部として行いません。

主任が開けるだけでは現場で使える証明になりません。現場用の閲覧条件で、設備一覧から点検記録と共通手順に到達するか確かめます。

資料へ到達しても閲覧できなければ、場所の問題とアクセスの問題を分けます。整理を急ぐために全員へ広い閲覧範囲を付けません。

設備の別名で探した時も入口へ進めるかを見ます。案内に呼び名を添え、同じ資料の複製で検索語を増やさないようにします。

現場担当の利用確認はEQ7の前回記録を探す課題にします。作業メモへ到達した場合は入口の種類説明を直し、主任用の閲覧条件で見えたため現場でも見えるという評価にしません。担当の条件で確かめた結果を残します。

NARAの資料は記録の作成者、内容、関係資料などの文脈を説明します。米国連邦向けの義務を転用せず、保管案内の説明項目の参考にします。

主任は移動する資料と参照している案内を対応させます。保存先だけ変更して設備一覧の案内が古いままにならないようにします。

利用者が見つけられなかった時は、探した言葉と経路を受け付けます。フォルダーを深くする前に、入口の説明が仕事に合っているかを点検します。

この章の根拠：出典1

結設備では資料の用途を棚卸しし、共通手順と設備記録を別の軸で保管します。入口を増やす時は複製を増やさず参照の案内を作ります。

所在不明や正式版が未決の資料は、その状態を残します。整理担当が業務上の採用判断を代行せず、主任に必要な照合を依頼します。

自社の資料三つで、使う場面、正式な場所、更新担当を記してください。実際に使う人がその案内から探せるかを確認します。