システム導入のスケジュールの作り方｜担当者・確認日・開始条件をそろえる

1．日付を書く前に、誰が何をできれば導入完了かを決める

最初に、今回の導入で使えるようにする仕事を揃えます。ここが曖昧だと、後から作業が増えて日程を組み直すことになります。

架空の設備点検会社「泉点検」では、一つの部署が翌週の点検予定を入力し、各担当者が自分の予定を確認できるようにします。請求や顧客への通知は、今回の対象に含めません。

業務責任者は、入力する項目と誰がどの予定を見られるかを決めます。導入担当者は、その条件をもとに試用環境を設定します。試用環境とは、本番の仕事を始める前に、架空の予定などで動作を確かめる場所です。実際の製品でこの使い方ができるかは別途確認します。

完了を確かめるために、業務条件をまとめた表、設定した試用環境、試した結果の記録、利用手順を残します。予定が表示されても、現場担当者が操作できるか、問題が残っていないかが分からなければ、利用開始を決める材料はまだ揃っていません。

2．各工程に、受け取る資料・作るもの・確認する人を書く

次に、工程同士の受け渡しを見えるようにします。「前の作業が終わった」だけでは、次の人が何を受け取ればよいか分かりません。

たとえば「試用環境の設定」の開始条件を「条件整理が終わる」とだけ書くと、入力項目だけ決まった段階でも着手できるように見えます。「業務責任者が入力項目と閲覧範囲を確認した条件表を受け取る」と書けば、何を待っているかが分かります。

作るものと確認する人も、同じ行に置きます。確認者には、名前を載せてよいかだけでなく、何を見てもらうかと、いつ時間を取れるかを確かめます。まだ決まっていない箇所は「未確認」と残します。

下の期間は、計画の考え方を説明するための仮の見積もりです。資料作成だけでなく、その工程で必要な確認まで期間内に行えると仮定しています。自社では、作業量と確認時間を担当者に聞いて見直してください。

3．8営業日で終わる条件を、順番と同時進行に分ける

工程を並べたら、待つ必要がある作業と、同時に進められる作業を分けます。各工程の日数を足しただけでは、全体の期間は決まりません。

泉点検の仮の計画では、業務条件の整理に3営業日、試用環境の設定に3営業日、現場での試用確認に2営業日を置きます。この3工程を順番に進めると、3＋3＋2＝8営業日です。

利用手順の準備には、別に2営業日を見込みます。設定後の画面を使えること、手順を作る人の時間があることを確かめ、試用確認と同じ2営業日に進められるなら、全体は8営業日という案になります。

同じ担当者が試用確認と手順作成を両方行い、それぞれに丸2営業日かかる場合は、同時には進められません。確認の後に手順を作るなら、単純計算でも3＋3＋2＋2＝10営業日です。さらに、確認待ち、担当者の不在、設定の修正があれば、その影響を加えて見積もり直します。

8営業日も10営業日も、指定した条件だけの架空の計算です。休日を含む暦の日数や、自社で約束できる納期を示す数字ではありません。

4．担当者の確認時間と、試用環境が空く日を押さえる

計算上の日数を、実際に着手できる予定に変えます。作業に必要な日数と、担当者が確保できる日程を区別しましょう。

3営業日分の設定作業があっても、担当者が途中で別の仕事に1日かかるなら、開始から3営業日後に終わるとは限りません。1日にその仕事へ使える時間と、使えない日を確認します。

試用確認では、現場担当者の時間だけでなく、試用環境へ入れること、使う架空の予定が用意できていることも必要です。設定完了日だけを押さえ、確認者への依頼を後回しにすると、次の工程が待つことになります。

導入担当者は必要な条件を一覧にし、業務責任者へ確認時間の確保を相談します。IT責任者には、試用環境や閲覧範囲、使ってよいデータを確認します。実データを使う場合の扱いは、自社の規則に沿って決めます。

5．遅れや変更が出たら、待つ作業と先に進める作業を分ける

計画が変わったときは、関係する工程と担当者をたどります。元の予定と、見直した予定を両方残すと、変更の理由を説明できます。

たとえば、誰がどの予定を見られるかが未決なら、その範囲の設定は確定できません。一方、閲覧範囲に左右されない入力項目の見本を作れるかは、導入担当者が確かめられます。すべて進める、すべて止めると一括で決めず、必要な条件ごとに分けます。

試用中に「担当者本人の予定が見えない」と分かった場合は、設定の修正と再確認を工程表へ追加します。画面が変わるなら、利用手順の修正も必要です。どの作業が増えるかを記し、所要時間を見積もり直します。

導入担当者は、変更した条件、影響する工程、必要な対応、確認する人、見直した開始予定をまとめます。業務責任者とIT責任者は、その情報と残る指摘をもとに利用開始を判断します。次の確認日が決まらない段階では「未定」と書き、確認を省いて元の開始日だけを守ろうとしないことが大切です。

まとめ：工程表の1行を、開始できる条件まで書き直す

工程表の目的は、次の人が動くために必要な準備を共有することです。冒頭の「設定は終わるが、現場の確認が決まらない」という悩みも、待っている条件を具体的にすれば相談しやすくなります。

完成させる仕事を決め、各工程へ必要な資料、作るもの、確認する人を記す。その人と環境が使える日を確かめ、順番に進める作業と同時に進める作業を分ける。この順で、開始できる日程と、まだ決められない日程を整理できます。

工程表が埋まらないのは、担当者の段取りだけの問題とは限りません。確認する人や利用できる環境が決まらなければ、開始日も決められません。未確認の条件を言葉にすることも、計画を進めるための仕事です。

まず、自社の工程表から次に始めたい1行を選んでください。「何を受け取り、誰が何を確認すれば始められるか」を書き、分からない欄は確認先と一緒に残します。そのメモがあれば、責任者へ「何を決めてもらえれば進められるか」を具体的に伝えられます。