業務標準は守られている？手順と実際の記録を照合する点検

点検を始める前に、どの手順と記録を見ればよいでしょうか。図の対象手順は完成品の確認、対象記録は通常品と再加工品です。菊製本では手順ST2とQ8・Q9に範囲を絞り、枚数と照合先、再加工後の確認を見ます。

品質担当は、使うST2の版、記録の対象期間、必要な確認と証拠を先に定めます。途中で基準を変えると同じ記録でも判定が揺れます。今回は完成品の確認を点検する例なので、見ていない工程や担当者の評価まで結論を広げないようにしてください。

Q8の「20枚・O8」とQ9の初回記録は、同じことを説明できるでしょうか。図の枚数照合には枚数と照合先の記録を、再加工には再確認の証拠を対応させます。ST2が求める確認を、記録のどこで説明できるかを一つずつ読みます。

Q8は20枚とO8の確認が記録にある例です。Q9は初回20枚の記録だけで、再加工後の確認欄が空です。これは再確認の証拠が足りないという状態で、未実施、不良、合格のいずれも断定できません。品質担当が担当者の説明、他の記録や現物と照合し、根拠が得られない部分は未確認として残します。

Q9の空欄を見つけたら、すぐに記録欄を増やせば解決するでしょうか。図の三つは、確認をしていない場合、確認した証拠が残らない場合、実物と手順が合わない場合を分けています。何が起きたかを確かめてから、直す対象を決めるための図です。

確認自体が抜けたと分かれば対象作業の確認へ、実施したが記録を残していなければ残し方の見直しへ進みます。ST2が再加工品に合わないなら、適用範囲と手順を所管者が検討します。空欄だけでは三つのどれかは決まりません。担当へ聞いた内容と裏付けを分け、分からない点は追加確認へ残してください。

修正したという報告を受けたら、何を見て点検を閉じますか。図では、不足に応じて修正担当を決め、別の教材品で試し、品質担当が証拠を再び照合する順です。報告した人の説明だけで完了にせず、直した対象を確かめます。

実施不足なら製造担当の確認を品質担当が照合し、記録不足なら主任が整えた残し方を別の教材品で試します。手順の不適合なら所管者が変更箇所と適用範囲を見直します。いずれも再確認する資料、担当、予定を定め、通常品への影響も確かめます。欄を足したことや報告書ができたことだけでは、修正後に使えた証拠にはなりません。

点検結果に「問題なし」とだけ残すと、次の担当はどこまで確認したか分かるでしょうか。図の確認した範囲には見た手順と記録を示し、未確認の範囲は問題なしに含めません。Q8で説明できることと、Q9でなお足りない証拠を分けて記します。

ST2の版と対象期間、Q8・Q9の原記録、担当の説明、確定した事実、未確認、対応担当と再確認方法を残してください。EPAの資料は手順や記録、点検責任を整理する参考です。この架空例から法的・認証監査の合格や製品の合否を決めるものではなく、対象外の工程も点検済みにはできません。

自社の手順を一つ選び、実施を説明する記録を示せますか。図の基準、判定、次の行動を順にたどります。菊製本なら、ST2の20枚・O8と再加工後の確認を、通常Q8と再加工Q9それぞれの記録へ対応させます。

ST2、Q8・Q9、O8、20枚は架空の教材で、実際の製品検査や修正成功の証拠ではありません。自社では説明できる範囲と足りない根拠を分け、担当と次に見る資料を決めてください。分からない箇所を具体的に残せば、次の担当も同じ事実から確認を続けられます。