問い合わせ返信の書き方・文例メモ
記入メモ。承認・送信を実行した記録ではありません。

【共通の書き方】
対象のサービス：定期点検サポート
承認済みの名称：定期点検サポート（架空の承認済み名称）
普通の言葉で書く方針：です・ますで、仕事に使う普通の言葉を書く
誰が何をするかを書く方針：誰が何をするかを明らかにする
次の行動と未確定を分ける方針：相手の次の行動と、決まっていないことを分ける
元のひな型と保存先：架空のひな型。実保存先は未確認
方針の確認担当・確認日：未確認
例外・適用しない文書：契約・提供条件は書き方だけで変更しない
共有先・次に確認すること：未確認：自社のひな型と事実を担当へ確認する

【問い合わせを受けたとき】
変えない事実：点検日時は未確定
顧客に希望日時を尋ねる
担当確認後に候補日時を案内する
現在の文：点検日時は未確定です。点検希望日時のご教示を賜れますと幸甚です。担当確認後に候補日時をご案内いたします。
整えた文：点検の希望日時をお知らせください。担当者が確認した後、候補日時をご案内します。点検日時はまだ決まっていません。
選んだ理由：難しい敬語を普通の依頼へ置き換え、依頼と未確定の状態を分ける。
避ける表現：すぐ伺います、明日対応できます等の根拠のない確約
相手の次の行動：希望日時を知らせる
確認状態：架空の文例・実送信/点検予約ではない

【追加の情報をお願いするとき】
変えない事実：設備の種類と相談内容が未確認
顧客へ設備の種類と相談内容を尋ねる
回答期限は設定していない
現在の文：設備の種類とご相談内容が未確認です。設備の種類とご相談内容を返答してください。
整えた文：確認のため、設備の種類とご相談内容をお知らせください。現在、どちらも未確認です。
選んだ理由：同じ依頼を、確認する目的と具体的な項目で伝える。
避ける表現：今すぐ、○日までに等の未設定期限・確認していない写真添付義務
相手の次の行動：設備の種類と相談内容を知らせる
確認状態：架空の文例・実データの提出依頼ではない

【確認中であることを伝えるとき】
変えない事実：点検日時は未確定
担当者が確認中
追加資料の送付は不要
確認でき次第、受付から案内する
案内日を確約していない
現在の文：点検日時未確定。担当確認中。追加資料不要。確認でき次第、受付より案内。
整えた文：点検日時はまだ決まっていません。担当者が確認しています。追加資料を送っていただく必要はありません。確認でき次第、受付からご案内します。
選んだ理由：省略した主語と述語を戻し、待っている理由と追加作業の要否を落ち着いて伝える。
避ける表現：必ず今日返信、確定しました等の状態変更。状況不明のまま冗談・責任や謝罪を付け足すこと
相手の次の行動：現時点で追加資料を送らず、受付の案内を待つ
確認状態：架空の文例・実確認/回答済みではない